Plusieurs solutions de GED commercialisées en France annoncent des utilisateurs illimités : Open Bee Essential et Advanced, OxyGED en offre dédiée, GEDLY et les formules Zeendoc Bronze, Argent et Or proposées par l’intégrateur RLS. Leurs conditions diffèrent toutefois. Certaines formules plafonnent le stockage, d’autres déterminent leur tarif selon le nombre de documents ou les prestations choisies.
Pour une entreprise souhaitant éviter les licences supplémentaires à chaque recrutement, ces offres constituent des pistes concrètes. L’absence de facturation individuelle annoncée ne garantit cependant pas, à elle seule, qu’aucun supplément ne sera appliqué : cette condition doit être confirmée dans le devis correspondant à la formule retenue.
Quelles GED proposent réellement des utilisateurs illimités ?
Les offres identifiées n’utilisent pas toutes la même unité de tarification. Voici les caractéristiques annoncées sur les pages commerciales des fournisseurs et de l’intégrateur concernés, consultées en octobre 2026.
| Offre | Utilisateurs | Documents | Stockage | Prix et conditions |
|---|---|---|---|---|
| offres GED Open Bee Essential et Advanced | Illimités annoncés | Limites particulières pour les bulletins de paie | Essential : 3 ou 9 Go ; Advanced : 10 à 50 Go | Prix complet non établi ici ; extensions et conditions à préciser |
| offres OxyGED dédiée, présentées par Progedoc | Illimités annoncés | Illimités annoncés | Capacité non établie | Offre sans licence, tarification selon les options ; prix du forfait non établi |
| grille tarifaire GEDLY Standard et Avancé | Illimités annoncés | 3 000/an en Standard ; 10 000/an en Avancé | Capacité non établie | Dès 149 € HT/mois en Standard et 249 € HT/mois en Avancé |
| tarifs Zeendoc proposés par RLS Bronze, Argent et Or | Illimités annoncés | Flux entrant pris en compte dans le tarif | Illimité annoncé | Sur devis selon le volume documentaire entrant |
Les montants GEDLY sont des prix de départ publiés, pas des devis complets. Les autres formules ne peuvent donc pas être classées comme plus chères ou moins chères à partir de ce tableau.
Le premier tri dépend du besoin : une entreprise qui recherche un forfait sans licence individuelle peut examiner OxyGED dédiée ; celle qui souhaite des paliers documentaires chiffrés dispose de repères publics chez GEDLY ; celle qui privilégie la capacité de stockage annoncée peut étudier les offres Zeendoc commercialisées par RLS. Open Bee permet d’identifier des capacités de stockage précises. Ces différences orientent la présélection, sans établir qu’une solution serait globalement supérieure.
Une autre distinction compte lorsque l’origine française constitue un critère d’achat : une solution vendue en France n’est pas nécessairement éditée par l’entreprise qui la commercialise. L’identité juridique de l’éditeur doit être vérifiée séparément de celle de l’intégrateur et du lieu d’hébergement.
Utilisateurs, documents et stockage : qu’est-ce qui est vraiment illimité ?
Dans une GED, trois ressources doivent être examinées séparément : les comptes autorisés, les documents pris en charge et l’espace nécessaire pour les conserver. Le mot « illimité » peut ne concerner qu’une partie de ces ressources.
Chez Open Bee, Essential et Advanced annoncent des utilisateurs illimités, mais leurs capacités de stockage sont respectivement de 3 ou 9 Go et de 10 à 50 Go. Les bulletins de paie possèdent aussi des limites particulières : 50 salariés pour Essential et 300 pour Advanced. L’accès général à la GED ne doit donc pas être confondu avec l’absence de plafond sur chaque fonctionnalité.
Chez GEDLY, la distinction est documentaire : Standard est associé à 3 000 documents annuels et Avancé à 10 000. Le nombre d’utilisateurs annoncé ne remplace pas ces volumes. Une entreprise doit estimer ses documents à traiter sur l’année avant de comparer les deux forfaits.
Chez RLS, les formules Zeendoc Bronze, Argent et Or sont présentées avec utilisateurs et stockage illimités, tandis que le volume de documents entrants intervient dans le devis. Le stockage illimité annoncé n’implique donc pas un tarif indépendant de l’activité documentaire.
Enfin, le nom du logiciel ne suffit pas à déterminer les conditions. Progedoc distingue OxyGED dédiée, annoncée sans licence et avec utilisateurs et documents illimités, de son offre mutualisée, dont le premier utilisateur est affiché à partir de 27 € HT par mois, puis 10 € HT mensuels par utilisateur supplémentaire. De même, l’offre Zeendoc Nano proposée par RLS prévoit neuf utilisateurs et 600 factures annuelles, contrairement aux formules supérieures retenues dans la comparaison.
Pour chaque offre, le point décisif est donc d’obtenir la définition du document comptabilisé, les capacités incluses et le traitement d’un éventuel dépassement. Un plafond connu sans son barème de dépassement ne permet pas encore de calculer le budget complet.
Quels coûts restent possibles sans licence par utilisateur ?
Une formule sans facturation individuelle annoncée peut comporter plusieurs autres postes : abonnement, installation, formation, support, modules complémentaires ou opérations particulières. Ces prestations ne sont pas nécessairement facturées séparément chez tous les fournisseurs ; seule la proposition commerciale applicable permet de savoir ce qui est inclus.
La grille GEDLY illustre concrètement ce principe : certaines prestations de diffusion et d’archivage des bulletins de paie sont affichées entre 0,66 et 0,80 € HT par bulletin. Il s’agit d’une prestation RH précise, et non d’un prix applicable à chaque document géré dans la GED.
RLS présente également des prestations et options à chiffrer selon le projet. La comparaison ne doit donc pas opposer un forfait comprenant des services à un abonnement dont la mise en place ou les fonctionnalités supplémentaires n’ont pas encore été évaluées.
Pour analyser le gestion des ressources numériques en entreprise, le montant mensuel ne constitue qu’un élément du budget. Il faut distinguer les dépenses récurrentes, les frais ponctuels et les coûts dépendant de l’usage, sans ajouter une deuxième fois une prestation déjà comprise dans le forfait.
Comment vérifier une offre GED avant de signer ?
Une comparaison utile commence par un scénario commun : mêmes profils d’utilisateurs, mêmes volumes documentaires, même besoin de stockage et même durée de référence. Trois contrôles permettent ensuite d’exploiter les réponses des fournisseurs.
- Comptes et licences : demander un devis ou une annexe précisant les utilisateurs internes et externes inclus ainsi que le coût de comptes supplémentaires. Si le document confirme explicitement un coût marginal nul pour les profils souhaités, le critère est satisfait dans ce périmètre. Une simple mention « utilisateurs illimités » sans définition des profils laisse ce point insuffisamment établi ; il faut demander une confirmation écrite.
- Documents et stockage : demander le volume annuel inclus, l’unité utilisée pour compter les documents, les Go disponibles et le barème de dépassement. Le besoin prévisionnel doit être couvert par la formule ou accompagné d’un supplément chiffré. Si seule une capacité est indiquée, le coût de dépassement reste inconnu et doit être demandé.
- Coût total et engagement : faire préciser abonnement, installation, formation, support, modules optionnels et conditions d’évolution du forfait. Comparer les montants sur une même période et pour des services équivalents. Lorsqu’un poste déterminant reste « sur devis » ou non chiffré, la comparaison financière demeure partielle : il faut compléter les propositions avant de classer les offres.
Cette méthode distingue une caractéristique annoncée d’un engagement applicable au projet. Elle n’impose pas de seuil universel : le bon volume et les fonctionnalités nécessaires dépendent des besoins définis par l’entreprise.
Pour choisir une GED à utilisateurs illimités, la meilleure prochaine étape est de confronter les formules présélectionnées à un même scénario documentaire et d’obtenir leurs conditions écrites. Le nombre de comptes peut être illimité sans que le coût total le soit.