La situation SIRENE est la carte d'identité de toutes les entreprises, associations et institutions publiques. Elle permet de prouver la légalité et l'existence d'un groupe donné. En effet, toutes les entités exerçant une activité professionnelle, même les indépendants, en ont besoin. Elle concentre des informations importantes, telles que le numéro SIREN et le numéro SIRET. Cependant, il diffère du Kbis tant dans sa forme que dans son contenu. Ceci est valable pour sa valeur juridique. Quelles sont les formalités à suivre pour l'obtenir ? Il suffit d'en faire la demande. L'INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) le propose systématiquement lors de l'enregistrement de votre dossier de création (de votre entreprise).
La situation SIRENE : de quoi s'agit-il ?
Le mot SIRENE est l'acronyme de "Système Informatisé du Répertoire National des Entreprises et des Établissements". De manière générale, il se définit comme un répertoire de tous les instituts répertoriés par l'INSEE. Ainsi, toutes les entreprises de toutes tailles sont concernées et ont un statut SIRENE, même celles qui n'obtiennent pas de Kbis. En effet, les microentreprises et les entreprises individuelles ne peuvent pas avoir de Kbis. En revanche, en tant que société légalement constituée, elles doivent disposer d'un avis situation SIRENE. C'est seulement dans ce dernier cas qu'il est comparable à un extrait Kbis.
Pour rappel, l'extrait Kbis n'est rien d'autre que la carte d'identité d'une entreprise enregistrée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Si quelqu'un vous le demande, vous devez le lui présenter et ne pas donner une situation SIRENE à la place. D'ailleurs, cette dernière n'a même pas de valeur juridique. En d'autres termes, tant qu'une entité est inscrite au RCS, l’avis SIRENE reste un document strictement informatif.
Quel est l'objectif principal de la notice SIRENE ?
L’avis SIRENE est un justificatif légal de l'existence et de la pleine légalité d'une entreprise privée ou publique. Ainsi, si quelqu'un a besoin de la preuve que votre entreprise est toujours en activité, vous pouvez la lui montrer. Parfois, l'administration l'exige pour certaines formalités. La banque l'exige lorsque vous devez créer un compte d'entreprise, par exemple. Il est encore utile pour la facturation, pour la recherche d'adresses ou pour les contacts. Les fournisseurs peuvent l'utiliser directement s'ils ont besoin de ces informations sans passer par l'entreprise concernée. Il est utile pour un recensement général.
Il est également indispensable car il contient une description détaillée et actualisée de l'entreprise. Vous pouvez même y trouver la date de la dernière mise à jour. Vous aurez, entre autres, la raison sociale, le statut, le début d'exercice, le SIREN, le SIRET, les identités du ou des gérants et le code APE (Activité principale exercée). Si vous avez besoin de retrouver tous les établissements d'une même entreprise, la situation SIRENE contient la liste complète et chaque adresse.
Obtention du statut SIRENE : les démarches à effectuer !
L’avis de situation SIRENE est obtenu systématiquement par tous les établissements qui ont effectué les démarches nécessaires à la création d'une entreprise. La démarche se fait de manière indirecte, car elle est générée automatiquement par l'INSEE à partir du numéro SIREN. Les formalités pour l'obtenir sont donc incluses dans celles de la création d'entreprise. Aucune démarche supplémentaire n'est nécessaire et aucun autre frais n'est demandé. C'est ainsi que vous obtiendrez votre avis de statut SIRENE pour la première fois. Il est affiché directement sur le site officiel de l'INSEE.
En d'autres termes, vous devez déposer le dossier complet au CFE ou Centre de Formalités des Entreprises pour obtenir le SIREN. Il s'agit du dossier de demande d'immatriculation. Il comprend les statuts, les pièces jointes, les formulaires remplis, etc. Le CFE transmet à l'INSEE qui donnera le SIREN, le SIRET et le SIRENE. Pour vous aider à comprendre les différences entre SIREN, SIRET et SIRENE, nous devons nous baser sur leurs définitions. Mais pour vous faciliter la tâche, il vous suffira de compter les chiffres.
Le numéro SIREN (Système d'Identification au Répertoire des Entreprises) ne comporte que 9 chiffres, par exemple. Il est également proposé après l'enregistrement légal et permet d'identifier une entreprise. C'est comme le numéro de sa carte d'identité. Le SIRET (Système d'Identification au Répertoire des Établissements) comporte 14 chiffres. Les 9 premiers chiffres désignent le SIREN. Les 5 autres désignent le NIC. Il s'agit du numéro de classement interne de chaque établissement d'une même entreprise. Plus l'entreprise est grande et plus elle possède de locaux, ateliers ou usines, plus la liste des numéros SIRET sera longue.
Qu'en est-il des associations ?
Pour les associations, tout dépend de leur activité. L’obtention d’un avis situation SIRENE ne leur est pas imposée. Dans ce cas, elles doivent accomplir les formalités pour demander un numéro SIREN. Il suffit de se rendre à la préfecture la plus proche. Ils peuvent cependant en avoir besoin, ils ont donc intérêt à l'avoir. Vous en avez besoin lorsque vous demandez des subventions ou que vous embauchez des employés. Certains propriétaires veulent les ajouter à leur dossier, par exemple. Il en va de même s'ils pensent payer la TVA.
En fait, un avis SIRENE contient des informations essentielles pour les clients et les employés potentiels. Il est même obligatoire de le tenir à jour. Ils peuvent révéler la situation financière ou commerciale d'une entreprise, et donc d'une association. L'affichage dans le répertoire SIRENE est un atout considérable en ce sens. Il permet de comprendre la vente ou la productivité. Certaines personnes l'utilisent même pour faire des études de marché. Les nouveaux partenaires, notamment financiers, le font souvent.
Pour les associations sans but lucratif et autosuffisantes, un avis de statut SIRENE peut ne pas être nécessaire. Mais comme personne ne peut se suffire à lui-même, et surtout pas une association, il est préférable d'en avoir un. Dans tous les cas, les démarches restent gratuites.
Un document accessible à tous !
Comment obtenir une notice SIRENE par la suite lorsqu'elle doit être présentée à des tiers ? Elle peut être téléchargée directement en format PDF et en ligne. Il vous suffira de préciser votre numéro SIREN ou SIRET. Pour les tiers, clients ou partenaires par exemple, la recherche se fait en ligne. Il suffit de connaître la raison sociale de l'entreprise en question. Mais l'idéal serait son SIRET ou son SIREN. Comme ces numéros sont inclus dans la numérotation SIRENE, les résultats sont plus précis. Vous pouvez même trouver l'entreprise que vous recherchez en une seule fois.
L'accès est également gratuit. Tout le monde peut aller sur le site de l'INSEE pour trouver l'avis SIRENE d'un fournisseur, d'un partenaire, d'un client, etc. Certaines entreprises l'utilisent même comme document d'information de base pour répertorier leurs concurrents. L'avantage est qu'elle est très détaillée. En effet, il s'apparente à une carte d'identité pour chaque établissement inscrit à l'INSEE. Et tout le monde y a accès. C'est l'inverse du Kbis, seule la personne concernée peut demander un extrait.
Pour les entreprises qui souhaitent rester discrètes, un changement de mode de distribution est accordé. En effet, c'est leur droit. Elles peuvent limiter l'accès ou le type d'informations visibles et accessibles au public. Le but est de protéger leurs données personnelles. Tout ou partie des informations figurant sur un avis de situation SIRENE peuvent aussi être cachées aux concurrents. Cela peut également réduire le risque de piratage. Ce choix présente d'autres avantages, notamment si l'année précédente n'a pas été un succès ou si certains chiffres montrent des résultats négatifs. Et personne ne veut donner une image négative de son entreprise.